Deze column schrijf ik vanaf ons vakantieadres in de Franse Alpen. De dagen voor de vakantie, waarin hele werkweken in een werkdag lijken te passen, zijn druk en hectisch. Vakantie is een goed moment om nog eens terug te denken aan de laatste maanden. De dagelijkse bergwandeltochten, de zon en de frisse alpenlucht helpen daar zeker aan mee. Er ontstaan nieuwe ideeën en inzichten. Je lijkt de binnenkomende mails, die gelukkig niet altijd meteen beantwoord hoeven te worden, ook ineens anders te kunnen interpreteren. Er ontstaat meer ruimte in je hoofd.
Mijmerend over waar ik dit blog over zou schrijven dacht ik aan een selectie waar ons bureau onlangs aan heeft meegedaan. Ondanks dat we zeer secuur selecteren aan welke selectie we wel en niet meedoen, we desondanks aan vele tenders en selecties deelnemen. Uiteraard verschillen de procedures en uitvragen behoorlijk van elkaar.
Een tijdje geleden werden we uitgenodigd voor deelname aan een tender voor het ontwerp van een nieuw bedrijfsgebouw. Een selectie met een beperkt aantal deelnemers. De complexe opgave paste ons goed, dus ja we deden graag mee. We ontvingen een keurige set documenten en procesbeschrijving. De vragen in de selectieronde werden snel en accuraat beantwoord. Vol goede moed gingen we ermee aan de slag. In de dialoogfase kregen we het gevoel dat onze opdrachtgever en wij elkaar goed begrepen ten aanzien van de wensen van het nieuwe bedrijfsgebouw. Er mocht geen ontwerp gemaakt worden, enkel een goed doordacht concept. Na gunning zou samen met de opdrachtgever het ontwerp tot stand komen. Mooi uitgangspunt en ook een blijk van participatie die zeer inspirerend uit zou kunnen pakken. Uiteindelijk dienden we een mooie concept voor de layout in (geen ontwerp want daarmee diskwalificeerde je je van deelname), een procesbeschrijving van het ontwerptraject, een messcherpe maar reële prijsopgave (want ja, wij willen graag winnen), een realistische duurzaamheidsambitie die paste bij de opgave, etc. Alles klopte!
Het was een proces waarbij de aanbestedende partij behoefte had aan een dialoogfase. Dat sprak ons ook aan omdat daarmee de wederzijdse ‘klik’ kan groeien en echt inhoud krijgt. De tender klopte helemaal, een schoolvoorbeeld. Van aankondiging tot leidraad. Alsook de hele gunningsprocedure. Het hele traject werd van begin tot einde professioneel en volledig transparant begeleid. Als collega’s onderling hadden wij ook het gevoel dat ons concept ‘spot on’ was. Met een goed gevoel stuurde we ons plan op en presenteerde het een week later. Het gevoel bleef hetzelfde, deze zouden we winnen.
Een breder gedragen platform waar best practices worden gedeeld
Je voelt ‘m al aankomen, afgelopen week hoorden we dat wij deze selectie niet gewonnen hebben. Nous sommes très désolés! Maar hulde aan opdrachtgever en tenderteam. Wat een professionaliteit! De ontvangen vergoeding dekt, eigenlijk zoals altijd, niet de gemaakte kosten. Maar wat zou het toch goed zijn als er meer aandacht wordt besteed aan dit soort goede voorbeelden. Een breder gedragen platform waar best practices worden gedeeld. Dat alom bekend en gerespecteerd is bij opdrachtgevers uit de publieke en private sector en actief ondersteunt.
Met dit gevoel sla ik dit blog op en stuur deze naar mijn collega op het bureau voor de laatste controle. Ik ga nog even genieten van mijn laatste vakantiedagen in de Franse Alpen en mijmer nog na over hoe we de volgende keer een dergelijke tender wel gaan winnen.
A bientôt!
#5 2021 | De column van Vincent (partner EGM architecten) is te lezen in elke editie van Bouwwereld - de wereld achter architectuur en bouwtechniek.